Faktura proforma: co to jest i kiedy ją stosować?

Faktura proforma to dokument, który często budzi wątpliwości – czy ma moc prawną? Czy trzeba ją księgować? I kiedy właściwie się ją wystawia? Choć wygląda niemal identycznie jak tradycyjna faktura VAT, jej funkcja jest zupełnie inna. Warto przyjrzeć się bliżej temu narzędziu, zwłaszcza że dla wielu przedsiębiorców stanowi istotny element kontaktu z klientami i planowania transakcji.

Co to jest faktura proforma?

Faktura proforma (lub pro forma) to dokument handlowy, który – w przeciwieństwie do faktury VAT – nie stanowi dowodu księgowego ani nie wywołuje skutków podatkowych. Jej głównym celem jest przedstawienie warunków transakcji przed jej formalnym zawarciem. Można ją traktować jako rozbudowaną ofertę handlową, która zawiera wszystkie szczegóły potencjalnej sprzedaży – od danych sprzedawcy i nabywcy, aż po ceny, stawki VAT i termin płatności.

Faktura proforma nie generuje obowiązku podatkowego ani po stronie sprzedawcy, ani po stronie nabywcy. Nie jest także podstawą do zaksięgowania kosztów czy przychodów, nie figuruje w rejestrze sprzedaży VAT ani w KPiR. Co istotne – nawet jeśli faktura proforma zostanie opłacona, konieczne jest późniejsze wystawienie właściwej faktury VAT.

Faktura proforma to nie faktura w rozumieniu przepisów o VAT, lecz dokument o charakterze informacyjnym – stanowiący ofertę lub potwierdzenie ustaleń przed wykonaniem transakcji.

Kiedy warto wystawić fakturę proforma?

Choć jej wystawienie nie jest obowiązkowe i nie wynika z przepisów prawa, faktura proforma znajduje szerokie zastosowanie w codziennej pracy przedsiębiorców. Pełni funkcję pomocniczą i porządkującą proces sprzedaży, zwłaszcza w sytuacjach, gdy transakcja jeszcze nie została sfinalizowana:

• przy negocjowaniu warunków sprzedaży z klientem,
• przed otrzymaniem przedpłaty lub zaliczki,
• w celu formalnego potwierdzenia ustaleń telefonicznych lub mailowych,
• gdy klient potrzebuje dokumentu z dokładnym kosztem usługi przed podjęciem decyzji o zakupie.

Faktura proforma jest idealnym rozwiązaniem w przypadku konieczności oczekiwania na zapłatę, bez ponoszenia ryzyka konieczności korygowania faktury VAT w razie rezygnacji klienta. Dla sprzedawcy to narzędzie zabezpieczające, a dla klienta – przejrzysta forma informacji o warunkach planowanej transakcji.

Negocjacje i proces ofertowania

W fazie negocjacji faktura proforma pełni funkcję zbliżoną do oferty – zawiera precyzyjne dane, które klient może zaakceptować lub negocjować. Taki dokument jest szczególnie przydatny, gdy klient potrzebuje dokładnych informacji finansowych do porównania ofert lub konsultacji wewnętrznych.

W wielu branżach, zwłaszcza usługowych i produkcyjnych, faktura proforma jest pierwszym dokumentem formalizującym kontakt z klientem. Umożliwia to uniknięcie nieporozumień i zapewnia transparentność warunków współpracy.

Przedpłaty i zaliczki

Faktura proforma często wykorzystywana jest w celu uzyskania przedpłaty lub zaliczki od klienta. To szczególnie ważne w sytuacjach, gdy realizacja zamówienia wiąże się z kosztami, które przedsiębiorca musi ponieść z góry. Dzięki proformie:

• sprzedawca nie musi odprowadzać podatku VAT przed otrzymaniem pieniędzy,
• w przypadku braku zapłaty – nie trzeba korygować faktury VAT,
• można elastycznie zarządzać płynnością finansową firmy.

Po otrzymaniu środków na konto sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej lub końcowej – zgodnie z zakresem opłaconej kwoty i etapem realizacji zamówienia.

Potwierdzenie ustaleń

W codziennej praktyce wiele zamówień składanych jest telefonicznie, mailowo lub ustnie. W takich przypadkach faktura proforma stanowi formę potwierdzenia ustaleń – pozwala obydwu stronom upewnić się co do warunków transakcji.

Dokument ten może być również dowodem w ewentualnych sporach sądowych, jeśli klient złoży podpis lub dokona płatności na jego podstawie. Taka forma zabezpieczenia ogranicza ryzyko wynikające z nieporozumień i błędów komunikacyjnych.

Jakie elementy powinna zawierać faktura proforma?

Choć przepisy prawa nie wskazują wymagań formalnych dla faktury proforma, w praktyce przyjmuje się, że powinna zawierać te same dane co faktura VAT – z wyjątkiem oznaczenia. Najważniejszą różnicą jest wyraźny tytuł: „Faktura pro forma” lub „Proforma”. Brak takiego oznaczenia może skutkować uznaniem dokumentu za fakturę VAT przez organy podatkowe.

W związku z tym, faktura proforma powinna zawierać:

• numer dokumentu,
• datę wystawienia,
• nazwy i adresy stron transakcji (sprzedawcy i nabywcy),
• numery NIP obu stron,
• nazwę i ilość towarów lub usług,
• cenę jednostkową netto i brutto,
• stawki i kwoty podatku VAT,
• wartość całkowitą transakcji brutto,
• termin i sposób płatności,
• planowaną datę realizacji lub dostawy.

Warto podkreślić, że faktura proforma może zostać wystawiona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Można ją sporządzić ręcznie, w edytorze tekstu lub przy użyciu dedykowanego programu księgowego.

Faktura proforma a faktura VAT – jakie są różnice?

Choć wyglądają niemal identycznie, różnice między fakturą proforma a fakturą VAT są znaczące – zarówno w kontekście prawnym, jak i podatkowym. Faktura VAT to dokument księgowy, który podlega ewidencjonowaniu i generuje obowiązki podatkowe. Faktura proforma natomiast jest jedynie dokumentem informacyjnym.

Faktura VAT generuje obowiązek zapłaty podatku i ujęcia w księgach rachunkowych – faktura proforma nie wywołuje żadnych skutków w zakresie VAT, PIT czy księgowości.

Główne różnice można przedstawić w formie tabeli:

Kiedy nie należy wystawiać faktury proforma?

Choć jest to dokument bardzo elastyczny, istnieją sytuacje, w których nie należy korzystać z faktury proforma. Przede wszystkim:

• nie należy jej wystawiać po otrzymaniu płatności – wówczas konieczna jest faktura VAT lub zaliczkowa,
• nie można jej używać jako zamiennika faktury końcowej lub dokumentu księgowego,
• nie może służyć jako podstawa do odliczenia podatku VAT przez nabywcę,
• nie może być wystawiana przez osoby nieprowadzące działalności gospodarczej – takie osoby mogą wystawić jedynie rachunek na żądanie.

Wystawienie faktury proforma po fakcie – czyli po przyjęciu środków na konto – może wprowadzać w błąd i prowadzić do błędów podatkowych. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę VAT najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do transakcji.

Dlaczego warto stosować fakturę proforma?

Choć nie jest dokumentem księgowym, faktura proforma niesie za sobą wiele korzyści – zarówno dla sprzedawcy, jak i dla klienta. Jej zastosowanie może znacząco uprościć proces sprzedaży i zminimalizować ryzyko błędów.

Największe zalety stosowania faktury proforma to:

• brak obowiązku korygowania dokumentu w razie rezygnacji klienta,
• możliwość otrzymania przedpłaty przed wykonaniem usługi,
• lepsza kontrola płynności finansowej,
• przejrzysta forma komunikacji z klientem,
• łatwość porównania ofert przez nabywcę.

Warto także dodać, że faktura proforma może pełnić funkcję dowodową w razie sporu, zwłaszcza jeśli została zaakceptowana przez klienta (np. podpisana lub opłacona). Może to pomóc w dochodzeniu roszczeń lub egzekwowaniu należności.

Jak wystawić fakturę proforma w praktyce?

Wystawienie faktury proforma jest bardzo proste i nie wymaga spełniania szczególnych formalności. Można to zrobić za pomocą programów księgowych, arkuszy kalkulacyjnych lub szablonów generowanych automatycznie przez systemy sprzedażowe. Należy jednak pamiętać o kilku ważnych zasadach:

• tytuł dokumentu musi brzmieć „Faktura pro forma”,
• wszystkie dane powinny być zgodne z faktycznymi warunkami transakcji,
• należy unikać używania numerów faktur VAT, aby uniknąć nieporozumień,
• w razie zmiany warunków – wystawić nową proformę zamiast poprawiać starą,
• po otrzymaniu zapłaty koniecznie wystawić właściwą fakturę VAT w ustawowym terminie.

To narzędzie, choć pozornie proste, może znacząco usprawnić procesy sprzedażowe i pomóc w uniknięciu wielu problemów natury księgowej i podatkowej.

Co warto zapamietać?:

• Faktura proforma to dokument handlowy, który nie ma mocy prawnej ani skutków podatkowych, służący do przedstawienia warunków transakcji przed jej sfinalizowaniem.
• Można ją wystawić w sytuacjach takich jak negocjacje warunków sprzedaży, przedpłaty, potwierdzenie ustaleń oraz w celu przedstawienia kosztów usługi klientowi.
• Faktura proforma powinna zawierać m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, numery NIP, opis towarów/usług, ceny, stawki VAT oraz termin płatności.
• Nie należy wystawiać faktury proforma po otrzymaniu płatności; w takim przypadku konieczna jest faktura VAT lub zaliczkowa.
• Korzyści z używania faktury proforma obejmują brak obowiązku korygowania dokumentu w razie rezygnacji klienta oraz lepszą kontrolę płynności finansowej.