Co się dzieje po zgłoszeniu? Procesy i procedury ochrony sygnalistów

Zgłaszanie nadużyć to fundament budowania transparentności i uczciwości w organizacjach. Często pojawia się pytanie, co dokładnie dzieje się po dokonaniu zgłoszenia. Jak wygląda proces rozpatrywania zgłoszenia od sygnalisty? Jakie procedury ochrony sygnalistów są wdrażane? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Jak wygląda proces zgłaszania nadużyć?

1. Dokonanie zgłoszenia: Sygnalista zgłasza nadużycie za pomocą wewnętrznych kanałów, takich jak dedykowana linia telefoniczna, e-mail lub platforma online. W wielu przypadkach zgłoszenie może być anonimowe.

2. Weryfikacja zgłoszenia: Po otrzymaniu zgłoszenia, odpowiedni dział (np. compliance lub prawny) sprawdza, czy zgłoszenie jest zasadne i wymaga dalszych działań. Może to być również kancelaria prawnicza. 

3. Przeprowadzenie dochodzenia: Jeśli zgłoszenie jest uzasadnione, organizacja prowadzi dochodzenie, zbierając dowody i analizując sytuację.

4. Podjęcie działań naprawczych: Na podstawie wyników dochodzenia organizacja podejmuje odpowiednie działania, w tym dyscyplinarne, oraz wprowadza zmiany w procedurach, aby zapobiec przyszłym nadużyciom.

Jakie elementy powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów?

• Jednostka odpowiedzialna: Procedura powinna określać jednostkę organizacyjną lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych.

• Metody zgłaszania: Powinna zawierać informacje o sposobach przekazywania zgłoszeń, takich jak adres e-mail czy numer telefonu.

• Ochrona sygnalistów: Procedura musi gwarantować ochronę sygnalistów przed represjami i zapewnić poufność zgłoszeń.

• Terminy odpowiedzi: Procedura powinna określać terminy na potwierdzenie otrzymania zgłoszenia oraz udzielenie informacji zwrotnej.

• Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia: Organizacja powinna potwierdzić otrzymanie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Podstawa prawna to art. 9 ust. 1 dyrektywy 2019/1937. 

• Informacje o zgłoszeniach zewnętrznych: Powinna zawierać informacje o możliwości zgłaszania nadużyć do odpowiednich organów zewnętrznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich.

Ile trwa udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście? 

• Organizacja powinna udzielić odpowiedzi sygnaliście w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Podstawa prawna to art. 11 ust. 2 dyrektywy 2019/1937. 

Jakie są obowiązki organizacji w zakresie zgłoszeń wewnętrznych?

• Wdrożenie procedur: Organizacja musi wdrożyć procedury umożliwiające zgłaszanie nadużyć zgodnie z przepisami prawa.

• Konsultacje z pracownikami: Procedury powinny być ustalone po konsultacjach z przedstawicielami pracowników lub organizacjami związkowymi.

• Informowanie kandydatów: Osoby ubiegające się o pracę muszą być informowane o istniejących procedurach zgłoszeń wewnętrznych podczas procesu rekrutacji.

Jakie są sankcje za niewdrożenie procedur ochrony sygnalistów?

• Kary finansowe: Organizacje, które nie wprowadzą wymaganych procedur, mogą być ukarane grzywną.

• Kary więzienia: Osoby odpowiedzialne za represje wobec sygnalistów mogą podlegać karze ograniczenia wolności lub więzienia.

• Odpowiedzialność cywilna: Organizacje mogą ponosić odpowiedzialność cywilną za naruszenie praw sygnalistów.

Jakie informacje powinien zawierać rejestr zgłoszeń wewnętrznych?

• Numer zgłoszenia: Każde zgłoszenie powinno mieć unikalny numer identyfikacyjny.

• Przedmiot naruszenia prawa: Opis naruszenia, które zostało zgłoszone.

• Dane osobowe sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie: Dane niezbędne do identyfikacji tych osób, z zachowaniem poufności.

• Adres do kontaktu sygnalisty: Informacje kontaktowe sygnalisty, jeśli zostały podane.

• Data dokonania zgłoszenia: Data, kiedy zgłoszenie zostało przyjęte.

• Informacje o podjętych działaniach następczych: Opis działań podjętych w odpowiedzi na zgłoszenie.

• Data zakończenia sprawy: Data zakończenia działań związanych ze zgłoszeniem.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest kluczowym elementem systemu ochrony sygnalistów, zapewniającym dokumentację i śledzenie postępów w rozpatrywaniu zgłoszeń.

Jak wygląda proces rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów?

1. Przyjęcie zgłoszenia: Osoba upoważniona przyjmuje zgłoszenie i potwierdza jego otrzymanie sygnaliście w ciągu 7 dni.

2. Weryfikacja: Zgłoszenie jest analizowane pod kątem zasadności i zgodności z wewnętrznymi procedurami.

3. Dochodzenie: Przeprowadzane jest szczegółowe dochodzenie, które obejmuje zbieranie dowodów, rozmowy z zaangażowanymi osobami i analizę sytuacji.

4. Informacja zwrotna: Sygnalista otrzymuje informację zwrotną o podjętych działaniach w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

5. Działania następcze: Organizacja podejmuje niezbędne działania naprawcze, wprowadza zmiany w procedurach oraz informuje sygnalistę o wynikach dochodzenia.

Jakie mechanizmy ochronne są dostępne dla sygnalistów?

1. Anonimowość zgłoszenia: Organizacje często oferują możliwość anonimowego zgłaszania nadużyć, co zwiększa poczucie bezpieczeństwa sygnalistów.

2. Ochrona przed represjami: Sygnaliści są chronieni przed wszelkimi formami odwetu, takimi jak zwolnienie z pracy, degradacja czy inne negatywne konsekwencje.

3. Wsparcie psychologiczne: Wiele organizacji zapewnia wsparcie psychologiczne, pomagając sygnalistom radzić sobie z emocjonalnymi aspektami zgłaszania nadużyć.

4. Transparentność procesów: Sygnaliści są informowani o postępach w dochodzeniu i podjętych działaniach, co buduje zaufanie i pokazuje, że zgłoszenia są traktowane poważnie.

Jak organizacje mogą poprawić procesy ochrony sygnalistów?

1. Edukacja i szkolenia: Regularne szkolenia dla pracowników na temat znaczenia zgłaszania nadużyć i procedur ochrony sygnalistów zwiększają świadomość i gotowość do zgłaszania nieprawidłowości.

2. Jasne procedury zgłaszania: Organizacje powinny mieć jasno określone i łatwo dostępne procedury zgłaszania nadużyć.

3. Kultura organizacyjna: Budowanie kultury, która wspiera przejrzystość i uczciwość, jest kluczowe dla skutecznej ochrony sygnalistów.

4. Regularne audyty: Przeprowadzanie regularnych audytów procedur ochrony sygnalistów pomaga identyfikować i usuwać potencjalne problemy.

Podsumowanie

Zgłaszanie nadużyć jest kluczowe dla zapewnienia przejrzystości i uczciwości w organizacjach. Procesy ochrony sygnalistów obejmują zgłoszenie nadużycia, weryfikację zgłoszenia, dochodzenie oraz podjęcie działań naprawczych. Organizacje mogą poprawić swoje procedury poprzez edukację, jasne procedury, budowanie kultury organizacyjnej oraz regularne audyty. Przestrzeganie tych zasad jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale również moralnym, aby chronić osoby, które odważnie zgłaszają nieprawidłowości. Skontaktuj się z nami aby przygotować Twoją organizację już dziś. 

Artykuł sponsorowany