Wielu podatników spotyka się z pojęciem kosztów uzyskania przychodu, ale nie każdy rozumie ich znaczenie w praktyce. Tymczasem mają one ogromny wpływ na wysokość podatku dochodowego, zarówno u przedsiębiorców, jak i pracowników. W artykule wyjaśniamy, czym są koszty uzyskania przychodu, jakie warunki muszą spełniać oraz co można do nich zaliczyć.
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Pod pojęciem kosztów uzyskania przychodu kryją się wszystkie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. W praktyce oznacza to, że wydatek musi mieć związek z działalnością zarobkową podatnika i być niezbędny do jej prowadzenia. Im wyższe koszty, tym mniejsza podstawa opodatkowania, a co za tym idzie – niższy podatek do zapłaty.
Przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu daje dochód, który następnie podlega opodatkowaniu. Ostateczna wysokość podatku zależy więc bezpośrednio od tego, jakie koszty zostaną uwzględnione przez podatnika.
Koszty uzyskania przychodu to nie tylko sposób na optymalizację podatkową – to również narzędzie do racjonalnego zarządzania finansami w firmie i pracy.
Definicja ustawowa
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 tejże ustawy. Przepis ten daje ogólną definicję, ale nie zawiera szczegółowego wykazu wydatków, które mogą być uznane za koszty. Znajduje się natomiast lista wydatków, które nie mogą być traktowane jako koszty podatkowe.
Warunki uznania wydatku za koszt
Aby wydatek mógł zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu, musi spełniać kilka warunków formalnych:
- musi być poniesiony przez podatnika,
- musi mieć charakter definitywny (bezzwrotny),
- powinien być związany z prowadzoną działalnością lub zatrudnieniem,
- jego celem musi być osiągnięcie, zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów,
- nie może znajdować się w katalogu wydatków negatywnych (art. 23 ustawy o PIT),
- musi być odpowiednio udokumentowany (np. faktura, paragon, bilet imienny).
Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Zakres wydatków możliwych do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu różni się w zależności od formy zatrudnienia lub rodzaju działalności gospodarczej. W przypadku przedsiębiorców lista ta jest znacznie szersza niż dla osób zatrudnionych na etacie.
Najczęstsze koszty w działalności gospodarczej
Przedsiębiorcy mogą odliczyć wiele wydatków, które są związane z prowadzeniem firmy. Do najczęstszych należą:
- czynsz za lokal biurowy i opłaty za media,
- zakup sprzętu komputerowego, telefonów, drukarek,
- abonamenty telefoniczne i internetowe,
- wynagrodzenia dla pracowników,
- koszty księgowości i doradztwa podatkowego,
- wydatki reklamowe i marketingowe,
- szkolenia i kursy dla pracowników,
- amortyzacja środków trwałych,
- leasing operacyjny, w tym leasing auta do limitu 150 tys. zł (lub 225 tys. zł dla aut elektrycznych).
Wydatki te muszą jednak mieć bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością. Nawet jeśli nie przynoszą widocznych efektów finansowych, ważne jest, by były ponoszone w celu zachowania źródła przychodów.
Wydatki niedopuszczalne
Ustawodawca wskazuje również konkretne grupy wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, nawet jeśli zostały poniesione w związku z działalnością:
- koszty reprezentacji (np. wystawne kolacje z klientami),
- wydatki osobiste podatnika (np. prywatne ubrania, kosmetyki),
- raty kredytów i pożyczek (z wyjątkiem odsetek),
- odsetki za nieterminowe płatności podatkowe,
- odpisy amortyzacyjne przekraczające 150 tys. zł w przypadku samochodów osobowych (225 tys. zł dla elektryków),
- ubezpieczenie AC auta w wysokości przekraczającej wartość proporcjonalną do 150 tys. zł.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?
Aby wydatek mógł być zakwalifikowany jako koszt podatkowy, musi być odpowiednio udokumentowany. Dokumentacja powinna być wiarygodna, czytelna i zawierać wszelkie niezbędne dane wymagane przez ustawę.
Rodzaje dokumentów księgowych
Najczęściej stosowanymi dokumentami są:
- faktury VAT,
- rachunki,
- paragony fiskalne,
- dokumenty celne,
- dowody wewnętrzne – w przypadku niektórych wydatków (np. parkowanie, diety w podróży służbowej).
Dowody muszą zawierać co najmniej datę wystawienia, przedmiot i wartość operacji oraz dane stron transakcji. Dokumenty wystawione w walucie obcej muszą być przeliczone na złotówki zgodnie z przepisami.
Dowody wewnętrzne
W wyjątkowych przypadkach możliwe jest wystawienie tzw. dowodu wewnętrznego przez samego podatnika. Dotyczy to m.in. zakupu odpadów poużytkowych, opłat za czynsz, wodę, gaz, energię czy parkowanie, gdy brak jest faktury. Taki dowód musi zawierać szczegółowe dane o rodzaju i wartości transakcji oraz podpisy stron.
Jakie są koszty uzyskania przychodu dla pracowników?
Nie tylko przedsiębiorcy mogą korzystać z kosztów uzyskania przychodu. Takie koszty przysługują również osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, zlecenia lub dzieło. W ich przypadku stosuje się przede wszystkim ryczałtowe stawki określone przez ustawodawcę.
Umowa o pracę
Dla pracowników zatrudnionych w miejscowości, w której mieszkają, miesięczne koszty uzyskania przychodu w 2026 roku wynoszą:
- 250 zł miesięcznie, czyli do 3000 zł rocznie w przypadku jednej umowy,
- 4500 zł rocznie – przy równoczesnym zatrudnieniu u kilku pracodawców.
Jeśli pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, może skorzystać z podwyższonych kosztów:
- 300 zł miesięcznie, czyli do 3600 zł rocznie,
- 5400 zł rocznie – w przypadku kilku stosunków pracy.
Umowa zlecenie i umowa o dzieło
W przypadku umów cywilnoprawnych, koszty uzyskania przychodu są stosowane procentowo:
- 20% – standardowy koszt przy zleceniu lub dziele,
- 50% – przy przeniesieniu praw autorskich lub korzystaniu z nich.
Przy umowach o dzieło z przeniesieniem praw autorskich, maksymalna kwota kosztów uzyskania przychodu w 2026 roku nie może przekroczyć 120 000 zł. Wartość tę należy uwzględnić przy rocznym rozliczeniu.
Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?
W zależności od rodzaju zatrudnienia lub prowadzonej działalności, sposób obliczania kosztów uzyskania przychodu będzie się różnić. Dla pracowników etatowych koszty są ustalane z góry, natomiast przedsiębiorcy mają obowiązek dokładnego księgowania każdego wydatku.
Dla działalności gospodarczej
W przypadku działalności koszty uzyskania przychodu ewidencjonuje się w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Wydatki ujmuje się na podstawie faktur i rachunków. Koszty rozpoznaje się w dacie wystawienia dokumentu.
Dla pracowników
Pracownicy nie muszą samodzielnie kalkulować kosztów – są one wykazywane w formularzu PIT-11, który otrzymują od pracodawcy. Jeśli jednak pracownik poniósł wyższe koszty niż przewiduje ryczałt (np. z tytułu dojazdu do pracy), może wpisać je w deklaracji PIT-37, pod warunkiem ich udokumentowania.
Dlaczego warto korzystać z kosztów uzyskania przychodu?
Stosowanie kosztów uzyskania przychodu to jedno z podstawowych narzędzi optymalizacji podatkowej. Im wyższe koszty, tym mniejszy dochód do opodatkowania i niższy podatek do zapłaty. To szczególnie istotne w kontekście dynamicznie zmieniających się przepisów prawa podatkowego w 2026 roku.
Dobrze zaplanowane koszty uzyskania przychodu mogą znacząco wpłynąć na płynność finansową zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownika.
Warto jednak pamiętać, że każdy koszt musi być racjonalnie uzasadniony i odpowiednio udokumentowany. W przypadku wątpliwości, czy dany wydatek może być zakwalifikowany jako koszt podatkowy, bezpiecznym rozwiązaniem jest wystąpienie o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej.
Co warto zapamietać?:
- Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, co wpływa na obniżenie podstawy opodatkowania.
- Aby wydatek mógł być uznany za koszt, musi spełniać 6 warunków, w tym być poniesiony przez podatnika i odpowiednio udokumentowany.
- Przedsiębiorcy mogą odliczyć różnorodne wydatki, takie jak czynsz, sprzęt komputerowy, wynagrodzenia czy koszty marketingowe.
- Pracownicy mogą korzystać z ryczałtowych kosztów uzyskania przychodu, wynoszących 250 zł miesięcznie dla umowy o pracę oraz 20% lub 50% dla umów cywilnoprawnych.
- Dokumentacja kosztów musi być wiarygodna i czytelna, a w przypadku wątpliwości warto wystąpić o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej.
