Składki ZUS to temat, który budzi liczne pytania wśród przedsiębiorców. Czy można je uznać za koszt podatkowy? A może lepiej je odliczyć od dochodu lub podatku? W artykule wyjaśniamy, jak rozliczać składki ZUS w 2026 roku w zależności od formy działalności, źródła przychodu i rodzaju opodatkowania.
Czy składki ZUS są kosztem uzyskania przychodu?
Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna, ponieważ zależy od kilku czynników: formy prowadzenia działalności, rodzaju składek oraz wybranej formy opodatkowania. Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą składki ZUS mogą być albo kosztem uzyskania przychodu, albo można je odliczyć od dochodu. Wybór tej metody zależy w dużej mierze od indywidualnej sytuacji podatkowej przedsiębiorcy.
Składki społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa) mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, o ile zostały faktycznie zapłacone. Z kolei składki zdrowotne nie stanowią kosztu podatkowego z wyjątkiem przypadków przewidzianych w przepisach – np. przy podatku liniowym czy ryczałcie.
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się nie zaliczać składek do kosztów, może je odliczyć od dochodu. To rozwiązanie stosowane jest często, gdy przedsiębiorca osiąga wysokie przychody i zależy mu na maksymalnym obniżeniu podstawy opodatkowania.
Faktyczne opłacenie składek ZUS jest warunkiem koniecznym, by mogły zostać uznane za koszt podatkowy lub zostać odliczone od dochodu.
Jak rozliczać składki ZUS przy różnych formach opodatkowania?
Forma opodatkowania ma ogromny wpływ na sposób, w jaki można rozliczyć składki ZUS. Różnice są bardzo istotne i mogą determinować wybór najkorzystniejszego sposobu rozliczenia.
Skala podatkowa
Przy opodatkowaniu według skali (12% i 32%), składki społeczne mogą być odliczane od dochodu lub zaliczane do kosztów. Wybór metody zależy od wysokości dochodu i strategii podatkowej przedsiębiorcy. Składki zdrowotne nie podlegają odliczeniu przy tej formie opodatkowania.
Warto jednak pamiętać, że jeśli przedsiębiorca poniesie stratę, a składki zostały odliczone od dochodu (który był zbyt niski), nadwyżka składek przepada. W przypadku zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, nadwyżka ta może zostać rozliczona w ciągu następnych pięciu lat podatkowych.
Podatek liniowy
Przy podatku liniowym (19%) przedsiębiorca może również rozliczyć składki ZUS na dwa sposoby – zaliczyć je do kosztów lub odliczyć od dochodu. Dodatkowo ma możliwość odliczenia składki zdrowotnej do limitu rocznego – wynosi on 12 900 zł w 2026 roku.
W praktyce często bardziej opłacalne jest zaliczenie składek do kosztów, szczególnie gdy firma generuje straty lub niskie dochody.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
W przypadku ryczałtu składki społeczne nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ani odliczane od podatku. Przedsiębiorca może jedynie odliczyć je od przychodu, pomniejszając w ten sposób podstawę opodatkowania.
Dodatkowo, 50% składki zdrowotnej zapłaconej w danym roku podatkowym można odliczyć od przychodu. Jednak jeśli suma zapłaconych składek przewyższy przychody, nadwyżka przepada i nie może być rozliczona w kolejnych latach.
Karta podatkowa
Przy tej formie opodatkowania nie ma możliwości odliczenia składek społecznych ani zaliczenia ich do kosztów. Jedyną opcją jest pomniejszenie podatku o 19% zapłaconych składek zdrowotnych. To ograniczenie powoduje, że wiele osób rozliczających się kartą podatkową rezygnuje z dodatkowych ulg i korzysta z prostoty tej formy.
Czy składki ZUS wspólnika spółki z o.o. są kosztem?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez osoby prowadzące jednoosobowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Niestety, składki ZUS opłacane przez wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu ani odliczone od dochodu, jeśli jedynym źródłem dochodu są przychody z tej spółki.
Wynika to z faktu, że wspólnik nie jest traktowany jako przedsiębiorca, a świadczenia na jego rzecz mają charakter jednostronny. Takie stanowisko potwierdzają zarówno przepisy ustawy o CIT, jak i interpretacje Krajowej Informacji Skarbowej.
Istnieje jednak wyjątek – jeśli wspólnik osiąga również przychody z innych źródeł, np. z działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG, może odliczyć składki ZUS zapłacone z tytułu członkostwa w spółce z o.o. od dochodów uzyskanych z innej działalności.
Jak rozliczyć składki ZUS za pracowników?
Jeśli zatrudniasz pracowników, składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem że zostały opłacone w terminie. Przykładowo, firma wypłacająca wynagrodzenie 10 stycznia za grudzień musi opłacić składki do 15 lutego, aby mogły one zostać ujęte w kosztach grudnia.
Część składki finansowana przez pracownika (np. 9,76% składki emerytalnej) nie stanowi kosztu uzyskania przychodu pracodawcy, ponieważ została pokryta ze środków pracownika. Jednak całość wynagrodzenia brutto, w tym część składek finansowanych przez pracownika, jest kosztem.
Najczęściej do kosztów uzyskania przychodu zalicza się następujące składki opłacane przez pracodawcę:
- emerytalna – 9,76% podstawy wymiaru,
- rentowa – 6,50%,
- wypadkowa – od 0,40% do 8,12%,
- na Fundusz Pracy i Solidarnościowy – 2,45%,
- na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10%.
Wysokość składek zależy od podstawy wymiaru, którą stanowi przychód pracownika. Nieterminowe opłacenie składek skutkuje koniecznością ujęcia ich w kosztach w miesiącu zapłaty, a nie w miesiącu, za który są należne.
Jakie dokumenty są potrzebne do odliczenia składek?
Odliczenie składek ZUS, niezależnie od tego, czy są one odliczane od dochodu, czy zaliczane do kosztów, wymaga posiadania odpowiedniego potwierdzenia zapłaty. Bez takiego dowodu odliczenie nie będzie możliwe.
Przykładowe dokumenty potwierdzające zapłatę składek to:
- dowód wpłaty lub przelewu bankowego,
- wyciąg z rachunku bankowego,
- zaświadczenie z ZUS o zapłaconych składkach,
- deklaracja ZUS DRA z potwierdzeniem rozliczenia.
Warto przechowywać dokumenty przez co najmniej 5 lat, gdyż w tym czasie urząd skarbowy może dokonać kontroli poprawności rozliczeń.
Czy można odliczyć składki z innych źródeł dochodu?
Jeśli przedsiębiorca osiąga dochody z różnych źródeł, może w niektórych przypadkach odliczyć zapłacone składki ZUS od dochodów z innej działalności. Dotyczy to np. sytuacji, gdy działalność gospodarcza przyniosła stratę, ale przedsiębiorca uzyskał przychód z umowy o pracę lub najmu prywatnego.
W takich przypadkach należy jednak pamiętać o jednej zasadzie – składki można odliczyć tylko raz. Nie wolno ich rozliczyć podwójnie, np. raz od działalności i raz od umowy o pracę.
Możliwość odliczania składek z innych źródeł dochodu daje elastyczność, ale wymaga skrupulatnego prowadzenia dokumentacji i wiedzy o ograniczeniach.
Jak rozliczyć składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy?
Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy mogą być zaliczane wyłącznie do kosztów uzyskania przychodów. Nie podlegają odliczeniu od dochodu ani podatku. To oznacza, że przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem lub kartą podatkową nie mają możliwości uwzględnienia tych składek podatkowo.
Składki te wynoszą łącznie 2,45% podstawy wymiaru i są obowiązkowe dla przedsiębiorców opłacających pełne składki ZUS. Ich ujęcie w kosztach jest możliwe tylko w przypadku terminowej zapłaty. W przeciwnym razie będą stanowić koszt w miesiącu opłacenia.
Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych również nie podlegają odliczeniu od podatku i są ujmowane jako koszt, o ile zostały zapłacone.
Co się zmieniło od 2023 roku w rozliczeniach składek?
Od stycznia 2023 roku obowiązują nowe przepisy, zgodnie z którymi składki ZUS od wynagrodzeń pracowników mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne tylko wtedy, gdy zostaną zapłacone w ustawowym terminie. To oznacza, że przedsiębiorcy muszą bacznie pilnować terminów płatności, by móc skorzystać z odliczenia w odpowiednim miesiącu.
Terminy te są różne w zależności od rodzaju płatnika:
- do 5. dnia miesiąca – jednostki budżetowe,
- do 15. dnia – spółki posiadające osobowość prawną,
- do 20. dnia – pozostali przedsiębiorcy.
W przypadku niedotrzymania terminu, składki mogą być ujęte w kosztach dopiero w miesiącu ich zapłaty, co może mieć wpływ na wysokość zaliczki na podatek dochodowy za dany okres.
Co warto zapamietać?:
- Składki ZUS mogą być kosztem uzyskania przychodu lub odliczane od dochodu, w zależności od formy działalności i wybranej metody opodatkowania.
- W 2026 roku składki zdrowotne można odliczyć do limitu 12 900 zł przy podatku liniowym; w przypadku ryczałtu można odliczyć 50% składki zdrowotnej od przychodu.
- Składki ZUS opłacane przez wspólnika spółki z o.o. nie mogą być uznane za koszt, chyba że wspólnik ma inne źródło dochodu.
- Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy mogą być zaliczane tylko do kosztów uzyskania przychodów, nie podlegają odliczeniu od dochodu.
- Od 2023 roku składki ZUS mogą być zaliczane do kosztów tylko, jeśli zostały zapłacone w terminie; terminy płatności różnią się w zależności od rodzaju płatnika.
